Assistant(e) gestionnaire au secrétariat général H/F

Direction et pilotage des politiques publiques
Essonne (91)
Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

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Description du poste

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Domaine / Métier

Assistante / Assistant de direction

Statut du poste

Vacant

Descriptif de l'employeur

AgroParisTech est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère chargé de l'agriculture. Ses domaines de compétence s'adressent aux plans national et international aux grands enjeux du 21e siècle : la gestion durable des ressources naturelles, la protection de l'environnement, les innovations et l'intégration de la bioéconomie, l'alimentation des hommes et les préoccupations nutritionnelles, la santé, la prévention des risques sanitaires et la valorisation des territoires.
L'établissement assure des formations de niveau « M » (ingénieur et master), et de niveau doctoral. Il propose également des formations post-master et professionnelles sous le label « AgroParisTech Executive ».
AgroParisTech se structure autour de 5 départements de formation et de recherche, 24 unités de recherche, 1 ferme expérimentale, 1 halle technologique, 5 tiers-lieux ouverts dits « InnLab » et compte 3000 étudiants dont 12% de doctorants et 250 enseignants, enseignants-chercheurs et cadres scientifiques.
AgroParisTech est implanté sur 8 sites : les campus de Palaiseau, Montpellier, Nancy, Clermont-Ferrand et Kourou ainsi que la ferme expérimentale de Grignon, l'unité de recherche et développement ABI à Reims et l'antenne d'Orléans.

Le poste est situé sur le campus de Palaiseau au sein du secrétariat général.

Descriptif du service

Objectifs du poste
Sous l'autorité de la secrétaire générale, l'assistant(e) gestionnaire participe et contribue à l'instruction des dossiers afférents au secrétariat général. En outre, il (elle) participe et contribue au fonctionnement du secrétariat mutualisé direction générale – secrétariat général (1 chef de cabinet et 2 assistant(e)s).

Description du poste

Objectifs du poste
Sous l’autorité de la secrétaire générale, l’assistant(e) gestionnaire participe et contribue à l’instruction des dossiers afférents au secrétariat général. En outre, il (elle) participe et contribue au fonctionnement du secrétariat mutualisé direction générale – secrétariat général (1 chef de cabinet et 2 assistant(e)s).

Secrétariat du secrétariat général :

- Tenir l’agenda de la secrétaire générale

- Assurer l’accueil physique et téléphonique

- Organiser des réunions

- Gérer (enregistrement, suivi) le courrier arrivée/départ ; transmission par courrier et/ou scan de divers documents à différents destinataires

- Assurer la ventilation des parapheurs signés

- Préparer les ordres de mission permanents des personnels des services du secrétariat général

Gestion financière du secrétariat général :

- Contacter les fournisseurs pour demande de devis

- Saisir les bons de commande et les engagements juridiques, constatation du service fait : fournitures, déplacements (billets, hébergements et états de frais), traiteur ... pour le secrétariat général et ses services (directions des affaires financières, direction des ressources humaines, direction du patrimoine immobilier, chargés de mission)

- Préparer les attestations pour frais de réception, les certificats administratifs, la liste des participants et le suivi

- Assurer le suivi des dépenses annuelles du secrétariat général

Activités propres au secrétariat général :

- Contribuer à l’organisation du comité transverses : participer à leur organisation, assister aux réunions et rédiger les relevés de décision et les comptes rendus (3 par an)

- Assurer le secrétariat administratif de la formation spécialisée en hygiène, santé et sécurité au travail du comité social d’administration (CSA)

- Tenir à jour la « base conventions » interne

- Contribuer au suivi du dossier « transports » sur le plateau de Saclay

Appui administratif au pôle santé :

- Prise de rendez-vous et convocation aux agents dans le cadre du suivi des visites médicales

Les missions ci-dessous sont mutualisées avec le secrétariat de la directrice générale adjointe, notamment pour assurer la continuité de service en cas d’absence de l’une des secrétaires :

- Assurer l’accueil physique et téléphonique

- Gérer les réservations de la salle de réunion de la direction générale, de la salle des conseils et de l’espace réception en lien avec la direction du campus de Palaiseau

- Gérer les stocks de consommables informatiques, fournitures de bureau, cartes de visite...

Descriptif du profil recherché

Savoirs
· Maîtriser les outils bureautiques et informatiques : word, excel, zimbra, SI financier…

· Maîtriser les techniques de communication écrite et orale

· Maîtriser les techniques de restitution et de transmission écrite et orale

· Savoir rédiger des courriers

· Avoir une connaissance de l’enseignement supérieur et de la recherche

Savoir-faire / Savoir-être
· Avoir le sens de l’organisation et de la rigueur

· Avoir des qualités relationnelles

(sens de l’écoute et du dialogue)

· Etre réactif et avoir un esprit d’initiative

· Etre autonome

· Savoir travailler en équipe

· Savoir hiérarchiser l’importance des dossiers à traiter

· Capacité à gérer dans l’urgence

· Respecter et faire respecter la confidentialité des informations

Temps plein

Oui

Carrière et rémunération fonctionnaires

Corps / Groupe RIFSEEP

Technicien de formation et de recherche (Groupe 3)
Secrétaire administratif (Groupe 3)

Réf. Note de service relative au régime indemnitaire : SG/SRH/SDCAR/2023-411 du 27 juin 2023

Informations complémentaires

Télétravail possible

Oui

Management

Non

Environnement et qualité de vie au travail

Conditions spécifiques :
Des navettes depuis Paris (Porte d'Orléans et Nation) et Versailles sont organisées par l'établissement pour rejoindre le campus de Palaiseau – accès RER C ou B
-Le télétravail est envisageable pour ce poste.
-Différentes options de temps de travail sont possibles
-Prestations sociales du MASA (chèques vacances, CESU…)
-Accès à la restauration collective - parking

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Essonne (91)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

AgroParsiTech, 22 place de l'Agronomie 91120 Palaiseau

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

01/01/2025

Contact

christine.jacquemin@agroparistech.fr
candidatures@agroparistech.fr

Déléguée ministérielle aux Jeux Olympiques et Paralympiques

Découvrez le parcours unique de Magali Pecquery, inspecteur de santé publique vétérinaire au sein du ministère chargé de l’agriculture. Elle a récemment occupé le poste de déléguée ministérielle aux Jeux Olympiques et Paralympiques, une fonction qui s’est articulée autour de 3 missions : coordonner, organiser et représenter. A travers son portrait vidéo, plongez au cœur de cette mission originale et de son parcours captivant.

Direction et pilotage des politiques publiques

Chargée de mission filières viticulture et agriculture biologique

Ingénieure agronome de formation, Jennifer est aujourd’hui chargée de mission filières viticulture et agriculture biologique à la Direction Régionale de l’Alimentation, de l’Agriculture et de la Forêt (DRAAF) Nouvelle-Aquitaine. Un poste centré sur la médiation, l’accompagnement des acteurs et l’expertise locale.

Direction et pilotage des politiques publiques

Délégué pour les affaires agricoles à la Représentation permanente de la France auprès de l’Union européenne

Après plusieurs années passées entre la France et l’étranger, entre le conseil au développement agricole et la mise en œuvre des politiques publiques, Frédéric est à présent délégué pour les affaires agricoles à la Représentation permanente de la France auprès de l’Union européenne. Avec un intérêt fort pour le monde rural, il porte et défend désormais les positions françaises auprès de nos institutions européennes.

Direction et pilotage des politiques publiques
International

Chargé de mission Réseau National Agricultures et Ruralités

Après un stage de fin d’études suivi d’un contrat de 12 mois au sein de la délégation à l’information et à la communication, Matteo n’a pas hésité à consulter les opportunités au sein du ministère pour voguer vers de nouveaux horizons, acquérir de nouvelles compétences et gagner en expérience. Il est désormais chargé de mission à la DGPE et anime le Réseau National Agricultures et Ruralités.

Communication
Direction et pilotage des politiques publiques

Secrétaire général et directeur adjoint de la direction du service de l’État, de l’Agriculture et de l’Alimentation (DAFE) de Nouvelle-Calédonie

Après avoir travaillé dans de nombreux ministères en métropole, en outre-mer et à l’étranger, Pragash a rejoint celui de l’Agriculture et de la Souveraineté alimentaire en tant que secrétaire général et directeur adjoint de la direction du service de l’État, de l’Agriculture et de l’Alimentation (DAFE) de Nouvelle-Calédonie. Une mission polyvalente et stratégique.

Direction et pilotage des politiques publiques

Secrétaire général de la Direction régionale de l’alimentation, de l’agriculture et de la forêt (DRAAF) Bourgogne-Franche-Comté

Éric est arrivé au ministère de l’Agriculture et de la Souveraineté alimentaire il y a plus de trente ans. Au fur et à mesure de son évolution, il a pu monter en compétences, changer de poste et de région. Il est aujourd’hui secrétaire général de la Direction régionale de l’alimentation, de l’agriculture et de la forêt (DRAAF) Bourgogne-Franche-Comté.

Direction et pilotage des politiques publiques

Adjointe à la cheffe du bureau Grandes cultures

Maud est adjointe à la cheffe du bureau Grandes cultures, au sein de la Direction générale de la performance économique et environnementale des entreprises (DGPE). Depuis plus de dix ans, cette passionnée des politiques publiques a assuré différentes missions au ministère de l’Agriculture et de la Souveraineté alimentaire. Toujours avec la même curiosité pour les sujets qui articulent stratégie, économie, réglementaire et grandes préoccupations de terrain.

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