Assistant (e) de scolarité H/F

Description du poste

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Domaine / Métier

Gestionnaire de scolarité

Statut du poste

Vacant

Descriptif de l'employeur

L'ENGEES est une grande école publique d'enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère de l'agriculture et associée à l'université de Strasbourg, formant au cœur de Strasbourg des ingénieurs et cadres dans les domaines de l'eau, de la protection de l'environnement, de l'équipement et de l'aménagement des territoires, pour les entreprises, les collectivités et les services de l'Etat (ministère en charge de l'environnement). Elle est portée par la conscience aigüe qu'une eau de qualité est un patrimoine qu'il faut protéger, défendre et traiter comme tel, qu'elle est une ressource limitée sur notre planète. Elle s'efforce ainsi de transmettre non seulement des savoirs à la pointe des développements technologiques, mais aussi des valeurs citoyennes et une éthique commune portant sur le partage, l'accès durable et sécurisé à cette ressource indispensable que constitue l'eau. Forte de 60 années d'expérience, l'école est aujourd'hui une référence reconnue au niveau international dans son domaine.

Descriptif du service

L'activité s'exerce au sein de la Direction des Formations. Cette Direction, composée de 13 agents, gère les formations initiales (Formation d'ingénieurs, Licence Professionnelle, Master) et la formation tout au long de la vie (formations continues diplômantes ou certifiantes, sessions courtes qualifiantes, VAE). Elle est organisée en 6 pôles.
Responsable hiérarchique direct : Julien WEISS, responsable du pôle ressources

Description du poste

Gestion administrative des formations, de l’apprentissage et des stages:

·  Assistance à la gestion des langues (accueil, organisation, vacation, …)

·  Accueil intervenants

·  Organisation et suivi de l’assiduité apprenants

·  Gestion des fournitures, de matériel pédagogique

·  Demande achat sur l’application GED

·  Ordre de mission,  billets, … et frais de déplacement (intervenants, apprenants, personnels, …) – applications SIFAC, CYTRIC, …

·  Demande des devis auprès des fournisseurs, transmission bon de commande et service fait

·  Gestion des fiches missionnaires, des fiches clients et fournisseurs

·  établissement tous contrats de vacation / fiche statutaire  et mise en paiement vacations jurys

·  Secrétariat de la Direction des Formations, courriers

·  Secrétariat étudiants (attestations et certificats)

·  Repro et gestion des copies d’examens

·  Archivages des documents d’examens (sujets + corrections)

·  Archivage dossiers étudiants

·  Envoi et enregistrement des copies de diplôme, relevés de notes, attestation de réussite et suivi des demandes 

·  Assistance à l’organisation des jurys de stage deuxième année, troisième année du cycle ingénieur  (réservation salles, repas, …)

·  Assistance à l’élaboration des dossiers de jury, convocations, invitations

·  Assistance à la logistique événement

 

Autres :

·  Toutes missions dans l’intérêt de la direction des formations, nécessité de service,

·  Maîtrise et mise en œuvre de la Démarche-qualité,

·  Formations aux nouveaux outils,

·  Surveillance examen si nécessité,

·  Renfort en cas d’absence,

·  Alimentation  intranet/internet

·  Connaissance du logiciel ADE ou autre serait un plus

 

Champ relationnel : CFA / Maître d’Apprentissage des apprentis / responsable des autres pôles de la Direction des formations / autres services de l’ENGEES et tout particulièrement le Service relation entreprises et collectivités / alumnis / partenaires de l’école

Descriptif du profil recherché

Savoirs :

· Connaître les techniques de secrétariat

· Gérer un système de classement

· Rédiger des courriers et des documents administratifs simples ; maîtriser l’orthographe et la syntaxe

· Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la mise en œuvre de logiciels bureautiques courants (traitements de textes, tableur) et spécialisés (Gestion de bases de données, …)

· Compétences techniques: maîtriser les applications informatiques liées au service telles que Teams, SIFAC, GED, CYTRIC, e-candidat…

· Appliquer les règles d’usage et les procédures administratives

 

Savoir-faire :

· Compétences relationnelles

· Faire preuve d’excellente aptitude aux contacts individuels pour l'accueil des conférenciers, des intervenants, des vacataires

· Avoir le sens de l’organisation, de l’ordre, de la rigueur, de la méthode, savoir s’adapter à l'évolution du poste de travail

· Être ponctuel

· Disponibilité et réactivité

 

Temps plein

Oui

Rémunération fonctionnaires

Selon grille

Carrière et rémunération fonctionnaires

Corps / Groupe RIFSEEP

Groupe 2

Informations complémentaires

Informations complémentaires

CV et Lettre de motivation à adresser au Directeur, Jean-Marc WILLER
à rh@engees.unistra.fr

Pour tous renseignements complémentaires :

Mme Christine RITZENTHALER Directrice des Formations
Tel : 03 88 24 82 59
Mél : christine.ritzenthaler@engees.unistra.fr

Fondement juridique du recrutement

Vacance d'emploi - Mobilité fonctionnaire

Télétravail possible

Oui

Management

Non

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Grand-Est, Bas Rhin (67)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

1 cour des Cigarières 67000 STRASBOURG

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

01/12/2024