Chargé(e) d'accueil et appui à la gestion administrative H/F

Description du poste

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Domaine / Métier

Chargée / Chargé d'accueil ou de service aux usagers

Statut du poste

Vacant

Descriptif de l'employeur

AgroParisTech est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère chargé de l'agriculture. Ses domaines de compétence s'adressent aux plans national et international aux grands enjeux du 21e siècle : la gestion durable des ressources naturelles, la protection de l'environnement, les innovations et l'intégration de la bioéconomie, l'alimentation des hommes et les préoccupations nutritionnelles, la santé, la prévention des risques sanitaires et la valorisation des territoires.
L'établissement assure des formations de niveau « M » (ingénieur et master), et de niveau doctoral. Il propose également des formations post-master et professionnelles sous le label « AgroParisTech Executive ».
AgroParisTech se structure autour de 5 départements de formation et de recherche, 24 unités de recherche, 1 ferme expérimentale, 1 halle technologique, 5 tiers-lieux ouverts dits « InnLab » et compte 3000 étudiants dont 12% de doctorants et 250 enseignants, enseignants-chercheurs et cadres scientifiques.
AgroParisTech est implanté sur 8 sites : les campus de Palaiseau, Montpellier, Nancy, Clermont-Ferrand et Kourou ainsi que la ferme expérimentale de Grignon, l'unité de recherche et développement ABI à Reims et l'antenne d'Orléans.

Descriptif du service

Le poste est situé au Kremlin-Bicêtre dans l'une des trois résidences gérées par AgroParisTech (Résidence René Dubos, 10-12, rue Yitzhak Rabin 94270 Le Kremlin-Bicetre)

Description du poste

Objectifs du poste
L’agent assure l’accueil et la gestion administrative des 250 logements de la résidence composée de studios et d’appartements de 3 à 6 chambres en colocation.

Missions

1 – Accueil et fonctionnement quotidien de la résidence Dubos

- assurer l’accueil tous les jours du lundi au vendredi (horaires à définir)

- distribuer le courrier des résidents

- accueillir les fournisseurs en lien avec le Responsable d’Exploitation technique des résidences

- assurer le lien avec la société extérieure de gardiennage le cas échéant et avec les deux agents de ménage en coordination avec le Responsable d’Exploitation technique des résidences

- répondre aux questions des résidents liés à la résidence ou à des problématiques sociales et en référer à la Gestionnaire, à l’Assistant de prévention ou au Coordinateur des admissions

-suivre les encaissements en lien avec la RAF

- assurer la gestion des logements : vérifier les dossiers des résidents, vérifier le logement, réaliser l’état des lieux lors des arrivées et des départs.

-assurer le secrétariat de la résidence (courriers, actualisation des dossiers…)

-assurer l’intérim de la Gestionnaire aux heures ouvrées quand celle-ci est en congé.

 

2 – Gestion administrative de la résidence Dubos

 -tenir à jour la liste de diffusion des résidents

-assurer la circulation d’informations

- faire respecter les règlements (général et de la résidence Dubos)

- participer aux réunions internes aux résidences, au Comité des résidents

- participer à l’optimisation du remplissage de la résidence Dubos en affectant les chambres en fonction des publics tout au long de l’année notamment pour accueillir des étudiants extérieurs à l’établissement pour remplacer les nombreux départs des étudiants d’AgroParisTech (concerne 50% de l’effectif entre mars et août)

Descriptif du profil recherché

Savoirs
 

·         Bonne maîtrise des outils informatiques (suite Office, courrier électronique, réseaux sociaux…)

 

Flexibilité et disponibilité (activité pouvant être répartie sur différentes résidences)
 

Un bon niveau d’anglais est indispensable. Une autre langue serait appréciée (50 % des résidents sont internationaux)

Savoir-faire / Savoir-être
 

·         Savoir rendre compte à la gestionnaire et à la directrice

·         Savoir communiquer

·         Avoir le sens de la rigueur et de l’organisation

·         Etre attentif aux résidents

·         Faire preuve d’initiative et de proposition d’amélioration

·         Sens du travail en équipe

·         Avoir une aptitude à l’accueil, une capacité d’écoute et une ouverture d’esprit

 

.          Avoir des aptitudes rédactionnelles
 

Temps plein

Oui

Carrière et rémunération fonctionnaires

Corps / Groupe RIFSEEP

Technicien de formation et de recherche (groupe 3)
Secrétaire administrative (groupe 3)

Réf. Note de service relative au régime indemnitaire : SG/SR/SDCAR/2023-411 du 27 juin 2023

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Val de Marne (94)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Résidence R.Dubosc 10-12 rue yitzhak Rabin 94270 Le Kremlin Bicètre

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

01/09/2024

Contact

helene.dhaussy@agroparistech.fr
recrutement@agroparistech.fr