Chargée / Chargé d'accueil ou de service aux usagers H/F

Description du poste

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Domaine / Métier

Chargée / Chargé d'accueil ou de service aux usagers

Statut du poste

Vacant

Descriptif de l'employeur

L'ENGEES est une grande école publique d'enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère de l'agriculture et associée à l'université de Strasbourg, formant au cœur de Strasbourg des ingénieurs et cadres dans les domaines de l'eau, de la protection de l'environnement, de l'équipement et de l'aménagement des territoires, pour les entreprises, les collectivités et les services de l'Etat (ministère en charge de l'environnement). Elle est portée par la conscience aigüe qu'une eau de qualité est un patrimoine qu'il faut protéger, défendre et traiter comme tel, qu'elle est une ressource limitée sur notre planète. Elle s'efforce ainsi de transmettre non seulement des savoirs à la pointe des développements technologiques, mais aussi des valeurs citoyennes et une éthique commune portant sur le partage, l'accès durable et sécurisé à cette ressource indispensable que constitue l'eau. Forte de 60 années d'expérience, l'école est aujourd'hui une référence reconnue au niveau international dans son domaine.

Descriptif du service

L'activité s'exerce au sein du service logistique sur le site mutualisé de la Manufacture des tabacs (équipe mixte ENGEES/EOST).

Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du service logistique.

Description du poste

Accueil physique et téléphonique :

- Renseigner, orienter les visiteurs, maîtriser les éléments nécessaires à la sécurité (filtrer les visiteurs), réceptionner et diffuser les colis.

- Programmer les cartes d’accès (logiciel CAP)

- Courrier : Réceptionner le courrier de la Poste et du service courrier de l’Unistra, le distribuer aux différents services.

- Gérer le planning de réservation du parc automobile de la structure (véhicules et bicyclettes).

 

Secrétariat :

• Pour le service logistique :

- Assurer des activités de secrétariat

- Contrôler les factures

- Faire les demandes d’achats

- Gérer les documents dans la GED

- Gérer les stocks, commandes des fournitures de bureau et de produits annexes.

- Gérer divers dossiers tels que les cartes Passcampus, les badges distributeurs.

 

• Pour le secrétariat général :

- Organiser les déplacements des personnels du secrétariat général et gérer leurs missions (préparer les ordres de mission (SIFAC) et réserver les titres de transport auprès du prestataire, gérer les remboursements (SIFAC), assurer le suivi et transmettre les états liquidatifs).

 

• Pour le service des ressources humaines :

- Préparer les gratifications de stages

- Préparer les dossiers de télétravail

- Mettre à jour du tableau pour la médecine du travail et prise des rendez-vous.

- Préparer les dossiers pour les frais de transports domicile-travail et transmission au ministère.

 

Autres activités : Gérer divers dossiers tels que les cartes Pass campus, les badges distributeurs

Descriptif du profil recherché

Savoirs et Savoirs faire :

- Connaître l’environnement professionnel

- Suivre et appliquer les consignes et réglementations

- Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique

- Savoir communiquer et transmettre des consignes et procédures

- Savoir rendre compte

- Enregistrer et classer les documents

- Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel).  La connaissance de SIFAC est un plus

Savoir-être :

- Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil

- Avoir le sens relationnel

- Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs simples

- Faire preuve de réactivité

 

Champ relationnel : Relation avec l’ensemble des services de l’école, les prestataires extérieurs, les étudiants, les usagers occasionnels.

Temps plein

Oui

Rémunération fonctionnaires

Selon grille

Rémunération contractuels (en € brut/an)

selon grille des contractuels du Ministère

Carrière et rémunération fonctionnaires

Corps / Groupe RIFSEEP

Adjoint administratif - Groupe 2
Adjoint technique Formation recherche - Groupe 2

Informations complémentaires

Informations complémentaires

CV et Lettre de motivation à adresser à M. WILLER Jean-Marc, Directeur
à rh@engees.unistra.fr

Pour tous renseignements complémentaires :
Mme DELARCHAND Violaine, Secrétaire Générale
Tel : 03 88 24 82 10
Mél : violaine.delarchand@engees.unistra.fr

Fondement juridique du recrutement

Fin de CDD

Télétravail possible

Non

Management

Non

Focus sur les activités

Assurer l'accueil physique et téléphonique, orienter les interlocuteurs, gérer le courrier, assurer des activités de secrétariat.

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Grand-Est, Bas Rhin (67)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

1 cour des Cigarières 67000 STRASBOURG

Critères candidat

Niveau d'expérience min. requis

Débutant

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

01/07/2025

Contact

violaine.delarchand@engees.unistra.fr