Adjointe administrative - Direction des Formations H/F

Description du poste

Versant

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Domaine / Métier

Chargée / Chargé d'accueil ou de service aux usagers

Statut du poste

Vacant

Descriptif de l'employeur

L'ENGEES est une grande école publique d'enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère de l'agriculture et associée à l'université de Strasbourg, formant au cœur de Strasbourg des ingénieurs et cadres dans les domaines de l'eau, de la protection de l'environnement, de l'équipement et de l'aménagement des territoires, pour les entreprises, les collectivités et les services de l'Etat (ministère en charge de l'environnement). Elle est portée par la conscience aigüe qu'une eau de qualité est un patrimoine qu'il faut protéger, défendre et traiter comme tel, qu'elle est une ressource limitée sur notre planète. Elle s'efforce ainsi de transmettre non seulement des savoirs à la pointe des développements technologiques, mais aussi des valeurs citoyennes et une éthique commune portant sur le partage, l'accès durable et sécurisé à cette ressource indispensable que constitue l'eau. Forte de 60 années d'expérience, l'école est aujourd'hui une référence reconnue au niveau international dans son domaine.

Descriptif du service

L'activité s'exerce au sein de la Direction des Formations. Cette Direction, composée de 14 agents, gère les formations initiales (Formation d'ingénieurs, Licence Professionnelle, Master) et la formation tout au long de la vie (formations continues diplômantes ou certifiantes, sessions courtes qualifiantes, VAE). Elle est organisée en 6 pôles.

Responsable hiérarchique direct : Julien WEISS, responsable du Pôle ressources

Description du poste

Gestion administrative des formations continues et missions en lien avec le Pôle ressource.

- Gérer les demandes d'inscription aux stages proposés - liste principale, liste d'attente, annulations, listes définitives.

- Gérer les demandes d'inscription aux parcours personnalisés et assurer les tâches administratives associées.

- Assurer la gestion des stagiaires pour les sessions affectées: envoi des lettres de convocation individuelles, envoi des documents d'information pratiques, envoi des courriers d'annulation de stages, accueil et renseignement des stagiaires pendant la durée de la formation, fourniture des attestations de stage et de présence, négociation et transmission des conventions de formation et demande de facturation au service comptabilité, préparation des dossiers des stagiaires, envoi de documents complémentaires le cas échéant après la session, relances en cas de retard de paiement.

- Assurer la gestion des conférenciers : gestion et mise à jour de la documentation pédagogique, des déplacements, établissement et transmission des lettres de contrat à partir des informations transmises par le responsable pédagogique.

- Assurer l’accueil des conférenciers, la préparation et la transmission de leur dossier administratif, le suivi administratif des conférenciers (établissement des pièces administratives nécessaires au remboursement des frais de déplacement, vérification des horaires d'intervention pour validation des vacations).

- Mettre à jour si nécessaire l'application informatique (Formco ou autre) de la formation continue au niveau de la base de données des conférenciers et des stagiaires.

- Renseigner dans la base de données (Formco ou autre) les dépenses à l'issue de chaque session aux fins d'alimentation de l'application du calcul " Tcoût".

- Préparer le matériel pédagogique nécessaire à chaque session affectée, s’occuper de la reproduction des supports de cours ou la mise de documents sur clé USB.

- Archiver les documents pédagogiques.

- Clôturer les sessions pour préparer la facturation

- Participer à la démarche qualité (suivi des procédures, utilisation des formulaires, recherche de la satisfaction de nos clients, participation aux évaluations, amélioration du fonctionnement du service, gestion des éventuelles réclamations, …)

Pôle ressource :
Missions de gestion administrative courante : Ordre de mission, commande de billets, gestion des frais de déplacement (intervenants, apprenants, personnels…) – SIFAC, CWT… demande de devis fournisseurs, transmission des bons de commande, service fait.

Transversales :
Toutes activités dans l’intérêt de la direction des formations, nécessité de service
Participer à la promotion de l’ENGEES (salons, journées portes ouvertes, JU, …)
Surveiller des examens si nécessaire
Renfort en cas d’absence

Descriptif du profil recherché

Savoir-faire :
- Connaître les techniques de secrétariat

- Gérer un système de classement

- Rédiger des courriers et des documents administratifs simples ; maîtriser l’orthographe et la syntaxe

- Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la mise en œuvre de logiciels bureautiques courants (traitements de textes, tableur) et spécialisés (Gestion de bases de données…)

- Compétences techniques : maîtriser les applications informatiques liées au service telles que Teams, SIFAC, GED, CYTRIC, e-candidat…

- Appliquer les règles d’usage et les procédures administratives

Savoir-Etre :
- Compétences relationnelles

- Faire preuve d’excellente aptitude aux contacts individuels pour l'accueil des conférenciers, des intervenants, des vacataires

- Avoir le sens de l’organisation, de l’ordre, de la rigueur, de la méthode, savoir s’adapter à l'évolution du poste de travail

- Être ponctuel

- Disponibilité et réactivité

Temps plein

Oui

Rémunération fonctionnaires

Selon grille

Carrière et rémunération fonctionnaires

Corps / Groupe RIFSEEP

Groupe 2 catégorie C

Informations complémentaires

Informations complémentaires

CV et Lettre de motivation à adresser au Directeur, Jean-Marc WILLER
à engees-rh@unistra.fr



Pour tous renseignements complémentaires :

M. Julien WEISS
Tel : 03 88 24 82 29
Mél : julien.weiss@engees.unistra.fr

Fondement juridique du recrutement

Poste vacant - départ à la retraite

Télétravail possible

Oui

Management

Non

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Grand-Est, Bas Rhin (67)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

1 cour des Cigarières 67000 STRASBOURG

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

01/12/2025

Contact

rh@engees.unistra.fr
julien.weiss@engees.unistra.fr